회사나 개인사업자 모두 거래 전에는 견적의뢰서를 주고받게 됩니다. 정확한 단가와 납품 조건을 명확히 하기 위해서는 표준화된 견적의뢰서 양식을 사용하는 것이 가장 효율적이죠. 이 글에서는 견적의뢰서 양식 서식을 엑셀 형태로 다운로드하고, 실무에 맞게 작성하는 방법까지 단계별로 안내합니다.
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1. 견적의뢰서 양식이란?
견적의뢰서 양식은 구매자가 판매자에게 제품이나 서비스의 가격과 조건을 요청하는 공식 문서입니다. 단순히 가격 확인 용도를 넘어 거래의 신뢰성을 높이고, 추후 계약 조건을 명확히 하는 역할을 합니다. 특히 제조업, 도소매, IT 개발, 외주 계약 등 대부분의 산업에서 필수적으로 사용됩니다.
2. 견적의뢰서 엑셀 서식 구성
| 구분 | 항목 내용 |
|---|---|
| 문서 기본정보 | 문서명, 작성일, 문서번호 |
| 의뢰자 정보 | 회사명, 담당자명, 연락처, 이메일 |
| 요청 품목 | 품명, 규격, 단위, 수량 |
| 납기 및 조건 | 희망 납기일, 회신 요청일, 세금계산서 여부 |
| 비고 | 배송비, 설치비, 특이사항 등 |
엑셀 견적의뢰서 서식은 자동 계산 기능이 포함되어 있어, 품목별 단가와 수량을 입력하면 합계가 자동으로 계산됩니다. 실무에서 반복 사용하기에도 적합하며, 데이터 입력이 간편해 수정·재활용이 용이합니다.
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3. 견적의뢰서 작성방법
1) 문서 상단 정보 입력
작성일과 문서번호를 먼저 기입하고, 회사명과 담당자 정보를 입력합니다. 이메일 주소와 전화번호는 필수이며, 응답 받을 담당자 이름을 명확히 기재해야 합니다.
2) 품목별 세부 요청
제품명, 규격, 단위, 수량을 구체적으로 입력합니다. 항목이 많을 경우 줄바꿈 대신 표로 정리하면 가독성이 좋습니다. 불필요한 항목은 삭제해 문서의 간결함을 유지하세요.
3) 회신 기한 명시
“회신 요청일”은 반드시 입력해야 합니다. 공급자가 그 기한 내에 견적서를 회신할 수 있도록 도와주며, 일정 관리에도 도움이 됩니다.
4. 견적의뢰서 작성 시 유의사항
견적의뢰서는 단순한 서류가 아닌 ‘거래의 시작점’이므로, 누락된 항목이 없도록 꼼꼼히 검토해야 합니다. 회사 로고, 서명, 직인 등을 포함하면 신뢰도가 높아집니다. 또한 견적 요청 시 이메일 제목에는 “견적의뢰서 송부” 문구를 넣어 담당자가 바로 확인할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
5. 실무자가 추천하는 활용 팁
엑셀 양식은 반복 사용 시 가장 효율적입니다. 거래처별로 별도의 시트를 만들어 관리하면 이전 거래 내역과 비교하기 쉽습니다. 또한 PDF로 변환해 보관하면 수정 방지 효과도 있어 공식 문서로 활용하기 좋습니다.
6. 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 견적의뢰서 양식은 어디에서 받을 수 있나요?
예스폼, 비즈폼 등 문서 전문 사이트에서 무료 엑셀 서식을 다운로드할 수 있습니다.
Q2. 견적의뢰서와 견적서는 다른 문서인가요?
네. 견적의뢰서는 요청서, 견적서는 회신용 문서로 각각 역할이 다릅니다.
Q3. 엑셀 파일을 수정해도 되나요?
가능합니다. 항목 추가나 디자인 변경이 자유로워 실무에 맞게 수정해 사용하면 됩니다.
Q4. 인쇄용으로는 어떤 형식이 좋을까요?
엑셀 작성 후 PDF로 저장하면 인쇄 시 서식이 깨지지 않아 가장 깔끔합니다.
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