거래를 준비할 때 가장 먼저 필요한 서류가 바로 발주서와 견적서입니다. 발주서는 주문 내용을 확정하는 공식 문서이고, 견적서는 거래 전 단가와 조건을 제시하는 자료입니다. 이번 글에서는 엑셀과 한글로 제공되는 발주서 양식 및 견적서 다운로드 방법과 함께, 실무에서 바로 활용할 수 있는 작성법을 정리했습니다.
발주서 다운로드 👆*클릭 시 해당 사이트로 바로 연결됩니다*
1. 발주서와 견적서의 차이
1) 견적서의 역할
견적서는 거래 전에 작성되는 문서로, 공급자가 상품 단가·수량·납품 조건 등을 제시하는 자료입니다. 발주자는 이 견적서를 기반으로 주문 여부를 결정합니다. 보통 거래 시작 전 1차 검토용으로 사용되며, 가격 협의나 납기 조율에도 중요한 역할을 합니다.
2) 발주서의 역할
발주서는 견적서를 확인한 뒤 거래를 확정할 때 작성하는 문서입니다. 주문 품목, 수량, 납기일, 결제조건 등을 명확히 기재하여 공급자에게 전달하며, 이후 계약서나 세금계산서 발행의 근거로 활용됩니다.
2. 발주서 양식 작성법
1) 필수 포함 항목
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 발주번호 | 거래별 고유번호로 관리 |
| 발주자 정보 | 회사명, 대표자, 주소, 연락처 |
| 공급자 정보 | 업체명, 담당자명, 전화번호 |
| 품목 정보 | 품명, 규격, 단위, 수량, 단가, 금액 |
| 납품 및 결제 조건 | 납기일, 납품 장소, 결제 방식 |
2) 작성 요령
금액 계산식은 엑셀을 활용하면 자동화할 수 있습니다. 한글 양식을 사용할 경우 표 정렬과 여백을 통일해 인쇄용으로 깔끔하게 정리하세요. 거래 전 확인용이라면 견적서, 거래 확정용이라면 발주서를 각각 별도로 관리하는 것이 좋습니다.
견적서 다운로드 👆*클릭 시 해당 사이트로 바로 연결됩니다*
3. 엑셀 vs 한글 양식 비교
| 구분 | 엑셀 양식 | 한글 양식 |
|---|---|---|
| 자동계산 | O (수량×단가 자동 계산) | X (직접 계산 입력 필요) |
| 인쇄 용도 | 중간관리용 | 공식문서용 |
| 수정 편의성 | 높음 (수식 적용 가능) | 보통 (수동 입력 필요) |
| 추천 대상 | 기업, 거래처 다수 관리 시 | 공문 제출, 계약서 첨부 시 |
4. 실무 활용 팁
1) 기업 로고 및 서명 삽입
상단에 회사 로고를 넣고, 하단에 전자서명란을 추가하면 문서 완성도가 높아집니다. 또한, PDF 변환 후 이메일로 발송하면 인쇄 없이도 공식 문서로 인정받을 수 있습니다.
2) 파일명 규칙화로 효율 관리
파일명은 “발주서_거래처명_날짜.xlsx” 형식으로 관리하면 검색이 편리합니다. 반복 발주 시 기존 양식을 복사해 재활용하면 문서 작성 시간을 줄일 수 있습니다. 지금 바로 무료 양식을 활용해 실무 효율을 높여보세요.
5. 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 발주서와 견적서는 함께 작성해야 하나요?
거래 전에는 견적서로 조건을 협의하고, 확정 후 발주서를 작성하는 것이 일반적입니다.
Q2. 엑셀과 한글 중 어떤 양식을 추천하나요?
계산과 수정이 잦다면 엑셀, 공문 제출이나 인쇄용이라면 한글을 추천합니다.
Q3. 무료로 발주서 양식을 받을 수 있나요?
예스폼이나 비즈폼 등에서 무료로 엑셀·한글 버전 발주서 양식을 다운로드할 수 있습니다.
함께 읽으면 좋은 글
관련된 더 많은 유용한 정보를 함께 확인해보세요.
